Wer melden muss
Die Mitteilungspflicht steht in § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung. Sie trifft jeden, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt: PC-Kassen, Registrierkassen, App-Kassen auf Tablet oder Smartphone, Kassenterminals mit angebundener Kassensoftware, seit 2024 auch Taxameter und Wegstreckenzähler. Ob der Betrieb groß oder klein ist, spielt keine Rolle. Wer nur eine offene Ladenkasse ohne Technik führt, meldet nichts.
Gemeldet wird je Betriebsstätte. Hat ein Betrieb zwei Standorte mit je einer Kasse, sind das zwei Meldungen. Und es gilt das Bruttoprinzip: Jede Meldung muss alle Kassen der Betriebsstätte enthalten, nicht nur die neue oder die abgemeldete. Kommt eine Kasse dazu, wird die ganze Liste noch einmal eingereicht.
Fristen
Das Bundesfinanzministerium hat das Verfahren mit Schreiben vom 28. Juni 2024 freigegeben, seit 1. Januar 2025 ist es offen. Für den Start galten Übergangsfristen, seither läuft die Regel:
- Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung zu melden.
- Die Außerbetriebnahme einer Kasse ist ebenfalls innerhalb eines Monats zu melden, sofern die Kasse vorher gemeldet war.
- Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gingen, mussten nicht nachgemeldet werden.
Als Anschaffung gilt der Tag, an dem die Kasse in den Betrieb kommt, bei einer App-Kasse also der Tag, an dem du die Kasse im System anlegst und die TSE in Betrieb nimmst. Mietkassen und Leihgeräte zählen genauso wie gekaufte.
Welche Angaben du brauchst
Das Formular fragt Angaben zum Betrieb, zur Betriebsstätte, zu jeder Kasse und zur TSE ab. Sammle diese Daten, bevor du anfängst, dann dauert die Meldung nur wenige Minuten:
- Betrieb: Name, Steuernummer, Anschrift der Betriebsstätte.
- Kasse: Art des Systems (zum Beispiel „Kassensoftware auf Smartphone"), Hersteller oder Anbieter, Modell beziehungsweise Softwarename und Version, Seriennummer oder eindeutige Kennung, Anzahl der Kassen, Datum der Anschaffung und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme.
- TSE: Art (Hardware-TSE oder Cloud-TSE), Seriennummer der TSE, Zertifizierungs-ID des BSI und Datum der Inbetriebnahme.
Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE stehen bei einer Cloud-TSE nicht auf einem Gerät, sondern in der Kassensoftware oder im Kundenportal des Anbieters. Ein guter Kassenanbieter zeigt dir diese Angaben an einer Stelle, am besten als fertiges Datenblatt, damit nichts abgetippt werden muss.
Die drei Wege der Meldung
Die Finanzverwaltung nimmt die Meldung ausschließlich elektronisch entgegen, auf einem von drei Wegen:
- Formular in Mein ELSTER: alle Angaben werden von Hand eingetragen. Für einen Betrieb mit einer oder zwei Kassen der einfachste Weg.
- XML-Datei hochladen: Die Kassensoftware erzeugt eine Datei im amtlichen Format, die du in Mein ELSTER hochlädst. Das spart das Abtippen von Seriennummern und vermeidet Tippfehler.
- Direkt aus der Software über die ELSTER-Schnittstelle (ERiC). Das bieten vor allem größere Kassensysteme und Steuerberatungsprogramme.
Für alle Wege brauchst du ein ELSTER-Zertifikat. Als Einzelunternehmer reicht das persönliche Zertifikat, Gesellschaften verwenden ein Organisationszertifikat. Wer kein Zertifikat hat, beantragt es auf elster.de; der Aktivierungscode kommt per Post und dauert einige Tage. Alternativ kann die Steuerberatung die Meldung für dich abgeben.
Schritt für Schritt im Formular
- 1. Anmelden: Auf elster.de mit deinem Zertifikat einloggen.
- 2. Formular öffnen: Unter „Formulare & Leistungen" nach „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" suchen und das Formular starten.
- 3. Betrieb: Steuernummer eintragen und prüfen, ob Name und Anschrift stimmen.
- 4. Betriebsstätte: Anschrift der Betriebsstätte, für die du meldest. Je Betriebsstätte eine Meldung.
- 5. Kassen: Für jede Kasse einen Eintrag anlegen: Art, Software und Version, Seriennummer, Anschaffungsdatum. Auch die bereits gemeldeten Kassen noch einmal eintragen.
- 6. TSE: Zu jeder Kasse die TSE zuordnen: Art, Seriennummer, Zertifizierungs-ID, Datum der Inbetriebnahme.
- 7. Prüfen und absenden: Das Formular prüft Pflichtfelder. Nach dem Absenden das Übertragungsprotokoll als PDF speichern und zu den Kassenunterlagen legen.
Das Protokoll ist dein Nachweis bei einer Kassen-Nachschau. Bewahre es so lange auf wie die Kassendaten selbst, also zehn Jahre.
Was passiert, wenn du nicht meldest
Einen eigenen Bußgeldtatbestand für die unterlassene Kassenmeldung gibt es nicht. Die Meldung ist aber eine steuerliche Mitwirkungspflicht, die das Finanzamt mit Zwangsgeld durchsetzen kann. Und bei einer Kassen-Nachschau gleicht der Prüfer die Kasse vor Ort mit den gemeldeten Daten ab: Eine fehlende Meldung ist dann der erste Punkt im Protokoll und ein schlechter Start in die Prüfung.
Wie Vono das lösen wird
In der Fassung für Deutschland stellt Vono alle Angaben zu Kasse und TSE auf einer Seite zusammen: Seriennummer, Softwareversion, Anschaffungsdatum, Art und Zertifizierungs-ID der TSE. Daraus entsteht die XML-Datei für den Upload in Mein ELSTER. Du lädst sie hoch, prüfst die Vorbelegung und schickst ab. Das Abtippen entfällt, und wenn eine Kasse dazukommt oder abgemeldet wird, erzeugt Vono die vollständige Liste neu.
Stand: 2026-10-13