Was im Export steht
Die Buchhaltungs-Exporte fassen die Umsätze pro Tag zusammen, getrennt nach Steuersatz und Zahlungsart. So bleiben die Dateien übersichtlich, auch bei Mandanten mit hunderten Kassenbons am Tag. Die Einzelaufzeichnung jedes Vorgangs bleibt davon unberührt — sie liegt weiterhin je Beleg in Vono und steht für die Prüfung bereit.
- Eine Buchungszeile pro Tag, Steuersatz und Zahlungsart (bar oder Karte)
- Stornos als negative Buchungen, damit die Summen stimmen
- Bargeldbewegungen wie Einlagen, Barausgaben und Privatentnahmen
- Trinkgeld von Mitarbeiter:innen als durchlaufender Posten
- Freier Zeitraum, eine, mehrere oder alle Kassen des Mandanten
Als Standard schlägt Vono in der Fassung für Deutschland die üblichen Konten nach SKR 03 oder SKR 04 vor, etwa Erlöse 19 % auf 8400 beziehungsweise 4400, Erlöse 7 % auf 8300 beziehungsweise 4300 und Kasse auf 1000 beziehungsweise 1600. Du passt sie an den Kontenrahmen deiner Kanzlei an. Verbucht ein Mandant Umsätze mit einem Steuersatz, für den kein Erlöskonto hinterlegt ist, weist Vono vor dem Export darauf hin — typisch bei Gastronomie mit 7 % für Speisen zum Mitnehmen und 19 % vor Ort.
Eingangsrechnungen des Mandanten
Neben den Kassendaten liegen in Vono auch die Belege, die dein Mandant selbst bezahlt hat. Er legt sie auf zwei Wegen ab: Er fotografiert die Rechnung mit dem Dokumentenscanner der Vono-App — daraus wird ein sauberes PDF, auch aus einem zerknitterten Zettel — oder er leitet die PDF aus der Lieferantenmail an eine Adresse weiter, die Vono für seinen Betrieb erzeugt hat.
- Du siehst die abgelegten Belege je Monat und lädst sie einzeln oder als ZIP herunter
- Zu jedem Beleg stehen Bezeichnung, Rechnungsdatum, eine Anmerkung und ob bar bezahlt wurde
- Bar bezahlte Rechnungen gehören zusätzlich als Auszahlung ins Kassenbuch — die Angabe sagt dir, wo du hinschauen musst
- Der Zugriff bleibt wie überall nur lesend: Du holst dir die Belege, änderst aber nichts am Bestand des Mandanten
Vono liest bewusst keinen Text aus den Rechnungen und bucht nichts vor. Ein falsch erkannter Betrag wäre schlimmer als gar keiner — die Ablage sammelt, gebucht wird in deiner Kanzlei.
Was du siehst und was nicht
Dein Zugang ist lesend. Du siehst die Kassen deiner Mandanten mit Status und erlaubten Zahlungsarten, das Kassenbuch, die Tagesabschlüsse, das Trinkgeld und das Belegarchiv. In der Fassung für Deutschland kommen Seriennummer und Status der TSE je Kasse dazu, damit du die Kassenmeldung in Mein ELSTER für deinen Mandanten gegenprüfen kannst. Einzige Ausnahme vom Lesen ist das Konto-Mapping, das du selbst pflegen darfst.
Mitarbeiterdaten, Einstellungen der Kasse und Daten zur Kartenzahlung bleiben für dich unsichtbar. Dein Mandant kann den Zugang jederzeit in der Vono-Verwaltung (Web) widerrufen.
Kassen-Nachschau, GoBD und Aufbewahrung
Kassendaten müssen in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO), unveränderbar und mit Verfahrensdokumentation. Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO kommt unangekündigt; der Prüfer verlangt dann den DSFinV-K-Export und den TSE-Export. In der Fassung für Deutschland liefert Vono beides direkt aus der Steuerberater-Ansicht, dazu eine Verfahrensdokumentation für das Kassensystem, die dein Mandant nur noch um seine betrieblichen Abläufe ergänzt. Jeder Export wird serverseitig geprüft und protokolliert. Wird eine Kasse außer Betrieb genommen, archiviert Vono ihre Daten dauerhaft, sie bleiben abrufbar — für die Nachschau genauso wie für die Betriebsprüfung Jahre später.
Exporte, Belege und PDFs sind immer deutsch, egal in welcher Sprache dein Mandant die App bedient. Und weil die Kasse die Einzelaufzeichnung übernimmt, bleibt für deinen Mandanten am Tagesende nur eines: zählen, Tagesabschluss bestätigen, fertig.