Keine Kassenpflicht, aber eine TSE-Pflicht
Anders als in Österreich gibt es in Deutschland keine Pflicht zur elektronischen Kasse. Eine offene Ladenkasse, also die Schublade mit täglichem Kassenbericht, ist weiterhin erlaubt, unabhängig vom Umsatz. Wer sich aber für eine elektronische Kasse entscheidet, muss sie nach § 146a der Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) mit einer zertifizierten TSE betreiben. Das gilt für jedes System mit Kassenfunktion: Registrierkassen, PC-Kassen, App-Kassen auf Tablet oder Smartphone.
Die Regel gilt seit dem 1. Januar 2020. Nach einer Übergangszeit, in der die Finanzverwaltung fehlende TSE bis Ende März 2021 nicht beanstandete, ist sie seither ohne Ausnahme anzuwenden. Eine Kasse ohne TSE ist heute ein Mangel, den jede Kassen-Nachschau sofort aufdeckt.
Was die TSE macht
Die TSE besteht aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, das jeden Vorgang signiert, einem Speicher für die Protokolle und einer einheitlichen Schnittstelle. Bei jedem Kassiervorgang passiert Folgendes:
- Die Kasse meldet der TSE den Beginn des Vorgangs, sobald der erste Artikel erfasst wird. Die TSE vergibt eine fortlaufende Transaktionsnummer und einen Zeitstempel.
- Beim Abschluss schickt die Kasse die Beleg-Daten an die TSE: Umsätze je Steuersatz und Beträge je Zahlungsart. Die TSE signiert sie und erhöht den Signaturzähler.
- Der Prüfwert (die Signatur) kommt zurück und landet auf dem Beleg, zusammen mit Transaktionsnummer, Signaturzähler und Seriennummer. Meist als QR-Code, den der Prüfer scannen kann.
Lücken fallen auf: Fehlt eine Transaktionsnummer oder stimmt der Signaturzähler nicht, sieht der Prüfer, dass ein Vorgang gelöscht oder nachträglich geändert wurde. Auch abgebrochene Vorgänge und Stornos werden protokolliert; die TSE kennt dafür eigene Vorgangsarten. Genau das ist der Sinn der Einrichtung: Die Kasse selbst bleibt beliebig, aber ihr Protokoll ist unveränderbar.
Cloud-TSE oder Hardware-TSE
Zertifiziert werden TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Es gibt zwei Bauarten:
- Hardware-TSE: ein USB-Stick, eine SD-Karte oder ein kleines Netzwerkgerät, das in oder an der Kasse steckt. Funktioniert ohne Internet. Das Zertifikat läuft nach einigen Jahren ab, dann muss die Einheit getauscht werden. Einmalige Anschaffung meist im unteren dreistelligen Bereich, dazu der Tausch bei Ablauf.
- Cloud-TSE: die Sicherheitseinrichtung läuft beim Anbieter im Rechenzentrum, die Kasse spricht sie über das Internet an. Kein Gerät, kein Tausch, die Zertifikatsverlängerung erledigt der Anbieter. Dafür braucht die Kasse eine Verbindung, und es fällt ein Monatsbeitrag je Kasse an, bei den meisten Anbietern wenige Euro.
Für App-Kassen auf dem Handy ist die Cloud-TSE die natürliche Wahl: Ein USB-Stick passt nicht ans Smartphone, und das Handy ist ohnehin online. Wichtig ist, dass der Anbieter der Cloud-TSE ein BSI-Zertifikat hat und die Kasse den Ausfall der Verbindung sauber behandelt.
Was auf den Beleg gehört
Mit der TSE kommen neue Pflichtangaben auf den Bon. § 6 KassenSichV verlangt neben Name und Anschrift des Betriebs, Datum, Art und Menge der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag je Steuersatz auch: den Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs, die Transaktionsnummer, die Seriennummer der Kasse oder der TSE, den Signaturzähler, den Prüfwert und den Betrag je Zahlungsart. Signaturzähler, Prüfwert und Seriennummer dürfen in einem QR-Code stehen, wenn er dem Format der Finanzverwaltung folgt. Mehr dazu im Artikel zur Belegausgabepflicht.
Wenn die TSE ausfällt
Fällt die TSE aus, etwa weil die Internetverbindung zur Cloud-TSE abbricht oder ein Stick defekt ist, darf der Betrieb weiter kassieren. Drei Dinge sind dann Pflicht: Der Ausfall wird dokumentiert mit Beginn, Ende und Grund, die Belege tragen einen Hinweis auf den Ausfall, und die Störung ist unverzüglich zu beheben. Eine gute Kasse macht das von selbst: Sie merkt sich die Vorgänge, markiert die Belege und führt das Ausfallprotokoll. Ein nachträgliches Signieren der Vorgänge ist in Deutschland nicht vorgesehen; sie bleiben als „ohne TSE" gekennzeichnet und erscheinen so auch im Export.
Was der Prüfer sehen will
Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO kommt ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten. Der Prüfer darf die Kasse ansehen, Belege verlangen und die Daten mitnehmen. Dafür gibt es zwei Exporte: den DSFinV-K-Export der Kasse (alle Vorgänge, Kassenabschlüsse und Stammdaten in einem einheitlichen Format) und den TSE-Export mit den signierten Protokollen. Beide müssen auf Verlangen sofort verfügbar sein, in der Praxis als Datei auf einem USB-Stick oder als Download. Dazu kommen die Verfahrensdokumentation und die Kassenmeldung aus Mein ELSTER.
Alle Kassendaten sind zehn Jahre aufzubewahren, auch die TSE-Protokolle. Bei einer Cloud-TSE heißt das: Prüfe, wie lange der Anbieter die Daten vorhält, und sichere die Exporte regelmäßig selbst oder lass es die Kasse automatisch tun.
Was ein Verstoß kostet
Wer eine elektronische Kasse ohne zertifizierte TSE betreibt oder die TSE nicht richtig nutzt, handelt ordnungswidrig. § 379 AO sieht dafür ein Bußgeld bis 25.000 € vor. Teurer wird es meist an anderer Stelle: Sind die Kassendaten nicht nachvollziehbar, darf das Finanzamt die Umsätze schätzen, und das geschieht selten zugunsten des Betriebs.
Wie Vono das lösen wird
Die Fassung für Deutschland sichert jeden Vorgang über eine Cloud-TSE eines BSI-zertifizierten Anbieters ab, vom ersten Artikel bis zum Abschluss, inklusive Storno und Abbruch. Belege tragen alle Angaben nach § 6 KassenSichV und den QR-Code der Finanzverwaltung. Fällt die Verbindung aus, kassiert die App weiter, markiert die Belege und schreibt das Ausfallprotokoll. DSFinV-K-Export und TSE-Export liegen in der Verwaltung zum Download bereit, die Exporte werden monatlich gesichert.
Stand: 2026-10-13