Das Kassensystem für dein Café.

Q: Brauche ich als Café ein Kassensystem mit TSE?

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht, eine offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist erlaubt. Sobald du elektronisch kassierst, braucht die Kasse eine zertifizierte TSE, und zu jedem Verkauf gehört ein Beleg. In der Fassung für Deutschland ist das bei Vono über eine Cloud-TSE vorgesehen. Bei hunderten Verkäufen am Tag ist die elektronische Kasse fast immer die einfachere Wahl – im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberatung.

Fassung für Deutschland in Vorbereitung – Warteliste offen

Ein kleines Café mit Theke und ein paar Tischen braucht keine Gastro-Kasse mit Tischplan und Bondrucker in der Küche. Vono macht dein Smartphone zur Kasse: Kaffee, Kuchen, Frühstück als Kacheln, Karte an das Handy, Trinkgeld fürs Team, Beleg per QR-Code. In der Fassung für Deutschland sichert Vono jeden Vorgang über eine Cloud-TSE ab.

Getränke, Verzehr vor Ort und Mitnehmen laufen mit ihrem jeweiligen Steuersatz auf einem Beleg. Jeder Beleg trägt die Pflichtangaben, der Tagesabschluss ist ein Tippen, und deine Steuerberatung sieht die Umsätze in der Vono-Verwaltung (Web). Vono ist in Österreich im Einsatz, die Fassung für Deutschland ist in Vorbereitung – auf die Warteliste.

Auf die Warteliste Ratgeber lesen

Derzeit in Österreich im Einsatz · Fassung für Deutschland in Vorbereitung

Bar, Karte oder beides. Du entscheidest.

Vono zwingt dich nicht zur Kartenzahlung. Viele kleine Betriebe kassieren bewusst nur bar, und das funktioniert mit Vono genauso vollständig wie mit Karte.

Barzahlung: immer möglich

Du kannst ausschließlich bar kassieren, ganz ohne Kartenzahlung. Kassenbon, Tagesabschluss und Kassenbuch funktionieren genauso, und bar kassierst du sogar ohne Internet.

Kartenzahlung: optional

Nur wenn du willst: Dann nimmst du Karten per Tap-to-Pay direkt am Handy an, ohne Terminal. Du kannst sie jederzeit später aktivieren oder ganz weglassen.

Aus dem Alltag

Typische Situationen an der Kasse.

Zwei Cappuccino, ein Stück Apfelkuchen

Getränke mit 19 %, Kuchen am Tisch ebenfalls 19 %, derselbe Kuchen in der Tüte zum Mitnehmen 7 %: Du tippst die passenden Kacheln an, Vono rechnet je Position und weist die Sätze auf dem Beleg getrennt aus. Der Gast zahlt an der Theke mit Karte oder bar.

Trinkgeld bei Kartenzahlung

Gäste zahlen mit Karte und wollen trotzdem etwas dalassen. Vono fragt vor der Zahlung nach dem Trinkgeld, der Gast wählt am Display. Es wird getrennt vom Umsatz erfasst und der Person zugeordnet, die kassiert hat – für Angestellte ist es steuerfrei.

Frühstück to go im Morgenansturm

Zwischen sieben und neun geht es schnell: Kaffee, Croissant, Kachel, Karte, QR-Code, nächster. Deine häufigsten Artikel liegen ganz oben, weil du sie dorthin sortiert hast.

Aushilfe am Wochenende

Die Aushilfe kassiert mit eigenem Login am Kassen-Handy. Jeder Beleg trägt ihren Namen, das Trinkgeld wird ihr zugeordnet. Stornieren darf sie nur eigene Belege vom selben Tag.

Was für dich zählt

Diese Funktionen machen bei dir den Unterschied.

7 % und 19 % auf einem Beleg

Getränke, Verzehr vor Ort und Mitnehmen mit ihren Steuersätzen, je Position korrekt gerechnet und ausgewiesen.

Trinkgeld fürs Team

Vor der Zahlung abgefragt, bar oder mit Karte, getrennt vom Umsatz, je Kassierer:in ausgewertet mit CSV-Export.

Karte ohne Terminal

Tap-to-Pay am Smartphone. Keine Terminalmiete, kein Gerät an der Theke.

Karte als Kacheln

Deine Getränke- und Speisekarte als farbige Kacheln, per Drag-and-Drop nach Häufigkeit sortiert.

Zugänge fürs Team

Eigene Logins, Storno nur für eigene Belege vom selben Tag, Auswertung bleibt bei dir.

Tagesabschluss

Bestand eingeben, Soll-Ist-Vergleich, PDF für dich oder deine Steuerberatung. Bestseller in der Vono-Verwaltung (Web).

Gutscheine verkaufen und einlösen

Wertgutschein in Sekunden erstellt, bar oder mit Karte kassiert, als PDF mit QR-Code und deinem Logo übergeben. Beim Einlösen scannst du den Code, das Restguthaben bleibt auf dem Gutschein.

Pfand mitgebucht

Mehrwegbecher, Flaschen oder Kisten: Das Pfand hinterlegst du am Artikel, bei der Ausgabe bucht Vono es automatisch mit, bei der Rücknahme zahlst du es aus. Auf Beleg und in der Kasse getrennt vom Umsatz, wie es das Finanzamt erwartet.

Auch in deiner Kasse

Was sonst noch dabei ist.

Online-Terminbuchung — eigener Kalender je Kasse mit eigener Adresse, ohne Aufpreis.
Gutscheine — verkaufen, per QR-Code einlösen, das Restguthaben bleibt erhalten.
Ausgaben-Belege — fotografieren oder per Mail weiterleiten, die Steuerberatung holt sie sich selbst.
Bluetooth-Bondrucker — Epson TM-P20II, Android und iOS, auf Wunsch druckt jeder Kassenbon automatisch.
Eigenes Logo — auf Beleg-PDF und Beleg-Seite.
Beleg parken — offen lassen und später weiterführen.
Pfand — am Artikel hinterlegt, bei der Ausgabe mitgebucht, bei der Rücknahme ausgezahlt.
Lagerbestand — zählt bei jedem Verkauf mit, Mail beim Meldebestand.
Offline kassieren — Barverkauf bis zu 48 Stunden ohne Internet; ein Ausfall der TSE wird in der Fassung für Deutschland protokolliert, wie es die KassenSichV verlangt.
16 Sprachen — jede Person im Team stellt die App auf ihre eigene um.

Gesetzliche Lage

Kasse und TSE im Café

In Deutschland gibt es keine Pflicht zur elektronischen Kasse. Auch ein Café darf mit einer offenen Ladenkasse und täglichem Kassenbericht arbeiten, egal wie viel Umsatz über die Theke geht. Sobald du aber elektronisch kassierst, mit App, Kassensoftware oder Kassensystem, braucht die Kasse eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO und KassenSichV. Alles Weitere steht im Ratgeber zur TSE-Pflicht.

Mit elektronischer Kasse gilt die Belegausgabepflicht: Zu jedem Kaffee musst du einen Beleg erstellen und dem Gast anbieten, auf Papier oder elektronisch als QR-Code, wenn er zustimmt. Mitnehmen muss er ihn nicht, und du darfst ihn entsorgen, wenn er liegen bleibt. In der Fassung für Deutschland erstellt Vono den Beleg mit allen Angaben nach § 6 KassenSichV bei jedem Verkauf automatisch.

Deine Kasse meldest du innerhalb eines Monats über Mein ELSTER beim Finanzamt an, die Außerbetriebnahme ebenso; immer alle Kassen des Cafés zusammen. Wie das geht, erklärt der Ratgeber zur Kassenmeldung.

Die Kassen-Nachschau kommt unangekündigt, auch sonntags um elf, und der Prüfer verlangt den DSFinV-K-Export und den TSE-Export. Kassendaten bewahrst du zehn Jahre auf, unveränderbar und mit Verfahrensdokumentation nach GoBD. Fehlt die TSE oder wird sie falsch genutzt, droht ein Bußgeld bis 25.000 € und die Schätzung der Umsätze.

Die Umsatzsteuer im Café hängt vom Verzehr ab: Getränke immer 19 %, Kuchen und Frühstück am Tisch 19 %, dieselben Speisen zum Mitnehmen 7 %. Deshalb brauchst du für Mitnehmen und Vor-Ort getrennte Artikel. Trinkgeld für deine Angestellten ist für sie steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG), Trinkgeld an dich als Inhaber:in ist Betriebseinnahme – die Kasse zeigt beides getrennt. Pfand auf Mehrwegbecher läuft durch und wird bei Rückgabe ausgezahlt. Welche Artikel wie besteuert werden, klärst du mit deiner Steuerberatung, in Vono stellst du den Satz je Artikel ein.

Das ist eine allgemeine Orientierung zum deutschen Recht und keine Steuerberatung. Ob du elektronisch kassierst, welche TSE du brauchst und was auf deinen Kassenbon gehört, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung oder direkt beim Finanzamt. Vono ist derzeit in Österreich im Einsatz; die Fassung für Deutschland ist in Vorbereitung.

Alles zur TSE-Pflicht im Ratgeber

FAQ

Fragen aus deiner Branche.

Brauche ich als Café ein Kassensystem mit TSE?

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht, eine offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht ist erlaubt. Sobald du elektronisch kassierst, braucht die Kasse eine zertifizierte TSE, und zu jedem Verkauf gehört ein Beleg. In der Fassung für Deutschland ist das bei Vono über eine Cloud-TSE vorgesehen. Bei hunderten Verkäufen am Tag ist die elektronische Kasse fast immer die einfachere Wahl – im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberatung.

Hat Vono einen Tischplan?

Nein. Vono ist keine Gastro-Kasse mit Tischen, Bondrucker in der Küche und offenen Rechnungen. Jede Zahlung ist ein Beleg. Für ein Stehcafé oder ein kleines Café mit Bezahlung an der Theke reicht das, für ein Restaurant mit Service am Tisch nicht.

Kann ich eine Rechnung teilen?

Jede Zahlung ist ein eigener Beleg. Wollen zwei Gäste getrennt zahlen, kassierst du zwei Belege mit den jeweiligen Positionen.

Wie funktioniert Trinkgeld mit Karte?

Wenn die Funktion aktiviert ist, fragt Vono vor der Zahlung am Display. Der Gast wählt, dann läuft die Kartenzahlung inklusive Trinkgeld. Auf dem Beleg und in der Auswertung ist es getrennt vom Umsatz und der Person zugeordnet – so bleibt nachvollziehbar, was steuerfrei ans Team geht.

Brauche ich einen Bondrucker?

Nein, aber du kannst einen anschließen. Der Beleg wird per QR-Code, WhatsApp oder E-Mail übergeben, Papier gibt es über den Systemdruck deines Handys. Wer echte Bons will, koppelt den Bluetooth-Bondrucker Epson TM-P20II — auf Wunsch druckt Vono jeden Beleg automatisch, auf Android und iOS.

Was brauche ich für die Kartenzahlung?

Ein Smartphone mit NFC und ein kostenloses Konto bei unserem Zahlungsdienstleister, das du bei der Einrichtung anlegst. Danach nimmst du Kartenzahlungen direkt mit der Vono-App entgegen, ohne Terminal.

Kann ich mit Vono Gutscheine verkaufen?

Ja. Du wählst den Betrag, kassierst bar oder mit Karte, und der Gutschein geht als PDF mit QR-Code per E-Mail oder WhatsApp raus. Beim Einlösen scannst du den Code oder tippst ihn ein; teilweise Einlösen geht auch, der Rest bleibt auf dem Gutschein. Ein Wertgutschein für Kaffee und Kuchen mit verschiedenen Sätzen ist ein Mehrzweck-Gutschein: Umsatz und Umsatzsteuer entstehen erst beim Einlösen, Tagesabschluss und Export rechnen das automatisch.

Wie buche ich Pfand?

Du hinterlegst das Pfand in der Vono-Verwaltung (Web) am Artikel, als Einweg- oder Mehrwegpfand. Beim Verkauf wird es automatisch mitgebucht und steht auf dem Beleg. Kommt der Becher oder die Flasche zurück, buchst du die Rücknahme, und das Pfand wird ausgezahlt. Beleg und Kasse zeigen das Pfand getrennt vom Umsatz, so wie es das Finanzamt erwartet.

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